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什么是法定秘書服務,為什么香港公司必須有秘書公司

我們都知道注冊香港公司都必須配有一個法定秘書,香港由于歷史原因,承襲了英國的“公司秘書”概念,并于1911年首次在法律中確定了香港公司秘書的法律地位。目前公司秘書所承擔的職責已不再是處理日常雜務,而逐漸轉為公司運維的管理層方向,并且目前公司秘書的角色變得十分重要,根據香港政府《香港公司條例》的規定,每一家在港注冊的香港公司必須要有一名公司秘書,即法定秘書

公司秘書服務.jpg

什么是法定秘書

根據香港公司法例第三十二章規定,所有在港注冊的香港公司必須委任公司秘書,以履行公司的法定責任。其職責包括向公司注冊處申報有關公司架構、股東及董事的變動,亦需為董事局擬定公司會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業諮詢及建議。很多大陸企業在注冊香港公司時,為了省時省力,均委托專業的香港秘書服務公司擔任香港公司秘書。

法定秘書的責任

法定秘書不同于商務秘書,法定秘書是更具香港公司法例要求必須存在的。法定秘書服務也相等于海外人士在香港的代言人,法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權。但如果公司發生問題,法定秘書是要擔當一定責任的。如若該香港公司有被追究的法律責任,擔任香港公司法定秘書的個人或公司亦會受到牽連!

法定秘書提供什么服務

一般企業在注冊香港公司時,都會選擇代理注冊機構作為法定秘書公司,秘書公司可以為香港公司提供注冊地址、提供香港公司年審服務等。法定秘書具體提供的服務包括:

① 提供注冊地址及法定注冊秘書;

② 秘書服務處理及保存公司之法定記錄,例如重要控制人登記冊等信息;

③ 代公司保持和政府部門之間的聯絡,響應政府部門的查詢,例如近期香港政府要求所有香港公司都要做KYC盡職調查,秘書公司需要聯系香港公司做好KYC盡職調查工作,以供香港政府審查。

④ 秘書服務代收及處理政府往來函件;

⑤ 提供香港公司年審、改股、商業登記證更換、注冊地址變更等服務。

法定秘書和商務秘書的區別

法定秘書和商務秘書是有很大區別的,根據香港《公司條例》,法定書在一家香港公司是必須存在的。而商務秘書是每天為公司處理商務事宜的秘書,商務秘書在律法層面上沒有強制要求。商務秘書是香港公司必不可少的商務配套服務,商務秘書主要提供的服務包括提供香港電話及傳真號碼做公司宣傳用、提供專人接聽來電、接收傳真、記錄留言、轉達口訊等服務。

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